Kurumsal Kaynak Planlama Nedir?
Kurumsal Kaynak Planlama(KKP), ürün ve hizmet üretimi için gereken insan gücü, makine, malzeme gibi kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını, takip ve kontrol edilmesini sağlayan entegre bir yönetim sistemine verilen genel bir tanımlamadır. Kurumsal Kaynak Planama (ERP-KKP) sistemleri, bir işletmenin tüm bilgi ve işlemlerini bir araya toplamaya veya toplanması için yardımcı olmaya çalışan ve çoğunlukla kullanımı kolay olan bir sistemdir.
Bu sistemi anlamak için olumlu veya alternatif fikirleri ya da uygulamaları bilmek, böyle bir sistemi kurmak isteyenler için karar vermek açısından yerinde olur.
Otellerde sıklıkla karşılaşılan bilgi sistemleri ile olan çalışmaları bir düşünelim. Otelde ki her bir departman kendi ihtiyaçlarına yönelik yazılım çözümleri için departman yöneticisinin tercihi ile bir ürünü satın alıyor. Genel olarak karşılaşılan durum ise, ön büro ve kat hizmetleri işlemleri için A programının, muhasebe için B programının, insan kaynakları için C programının, misafir ilişkileri için D programının, teknik servis enerji tüketimi için E programının satın alınması şeklinde.
Departmanların ihtiyacını o an için çözmüş gibi duran bu uygulamaların birbirleriyle bağlantısız veya kısmi olarak bağlantılı olması göreceli olarak belki başarılı sayılabilir. Bununla birlikte bir o kadarda günümüz bilgi teknolojileri açısından eskimiş bir yöntemdir. CRM ve Veri Madenciliği gibi değerli çalışmaların yapıldığı günümüzde, özellikle müşteriye ve finansal raporlara ait bilgiler, oteller için çok büyük önem arz etmektedir.
Bütün bu parça parça yazılımlardan oluşmuş ve birbirleriyle bağlantısı olmayan eski sistemlerin aksine, ERP-KKP ise, tek bir veri tabanında, her departmanın ihtiyacını gören ve her departmana özel menülerle departmanların kayıtlarını tutup, diğer departmanlardan aldığı bilgilerle daha kapsamlı rapor ve analizlerle daha gerçekçi bilgiler ışığında bilgi almanızı sağlayan bir yapıdır.
ERP-KKP bütünleşik bir sistemdir. Bu sistemlerdeki kullanıcı yetkilendirilmesi sayesinde, otelin bütün departmanları, diğer departmanlardan kendi ihtiyacı olan bilgileri, rapor ve analizleri başkalarından isteyerek zaman kaybetmeden ihtiyacı olduğu anda kullanabilir.
Klasik yöntemlerin de, ERP-KKP sistemlerinin de kendi bakış açısına göre faydaları olduğu düşünülür. Klasik yöntemlerde oteller farklı program üreticilerinin tecrübeleri ve becerilerinden faydalanıyorken, ERP-KKP sisteminde tek bir üreticinin tecrübeleri ve becerilerinden fayda sağlandığı düşünülür.
Oysa ki ERP-KKP sistemleri üretimi yapan firmalarda bir çok profesyonel uzman, analist ve yazılımcının çalıştığı unutulmamalıdır.
Bir diğer bakış açısı ise raporların klasik yöntemlerde daha özel olduğu düşüncesidir. Bu bir bakıma doğru olabilir bununla birlikte özellikle karşılaştırmalı veya kontrol amaçlı raporlarda ise her sistemden ayrı ayrı rapor alıp Excel gibi üçüncü bir programla bunları birleştirmeye uğraşılır. ERP-KKP sisteminde ise işler daha kolaydır ve tek bir veri tabanından alınan bilgiler doğrultusunda hata payı sıfır bir şekilde üstelik grafik görselleriyle birlikte rapor ve analizler almak mümkündür. Bu şekilde alınan raporlar sayesinde gelecek için planların daha tutarlı olmasını rahatlıkla sağlayabilirsiniz.
ERP-KKP sistemlerinin üretiminde kullanılan yazılım teknolojilerinin gelişmesi ve bu gelişmeler sayesinde, eskiye nazaran program kullanımı ve raporların alınması çok daha kolaylaştığı için, oteller bünyelerinde dışarıdan veya bünyelerinde pahalı danışman veya uzman barındırmasına gerek kalmadan bu raporları ve analizleri yorumlamak daha basit hale gelmiştir. Üstelik ERP-KKP sistemlerinin yaygınlaşması ile saha da daha çok uzman personel olması, otellerin profesyonel program kullanıcısı bulmasını da kolaylaştırmıştır.
Tüm bunların sonucunda ERP-KKP sistemleri yaygınlaşmış ve satın alma maliyetleri çok daha ekonomik hale gelmiştir.
ERP-KKP otel yazılım sistemlerinde dikkat edilmesi gereken noktalar ise, sistemin otele, ihtiyaç analizlerinin sağlıklı olarak yapılmasından sonra otel yönetiminden gelen talepler doğrultusunda tam olarak uyarlanmasıdır. Birde ERP-KKP sistemi üreten firmanın profesyonel bir destek ekibine sahip olması ve otel sektöründe yaygın bir kullanıcı kitlesine sahip olmasıdır.
