Teknoloji ilerledikçe uzakların yakınlaştığı, ülke sınırlarının kalktığı günümüzde ürünü farklılaştırmanın dışında, ürüne talip olan müşterinin yönetimi ile sadık bir grup oluşturmak ve sonuç olarak kendini pazarlayan bir marka olma hedefi hepimizin amacıdır. Peki bu çaba içerisinde oluşan bilgilerin ne kadarını kayıt edebiliyoruz ve kayıt edilen bilgilerin ne kadarını kullanabiliyoruz?

Veri Toplama

Özellikle otelcilik sektöründe günlük çalışma hayatımızda o kadar çok veri girme imkanımız oluyor ki misafirlerimiz, çalıştığımız acenteler, tedarikçi firmalarımız, çalışan personelimiz, iş başvurusu yapan adaylar vs… saymakla bitmiyor. Bu çeşitlilik içerisinde veri toplama bir yöntemden öte kurumsal bir alışkanlık olması gerekmektedir. Veri toplamanın bir angarya yük olmaması için öncelikle kayıt edilecek kişi bilgilerinin türleri belirlenmeli ve veri girişinin kolay ve pratik yollarının bulunması gerekmektedir.

Veri toplama ve verinin niteliğinin belirlenmesi:

Öncelikle her iletişim kurulan kişinin kayıt edilmesi temel kuraldır. İletişim kurulan bir şahıs olsa da verinin gerçek ve tüzel kişilik olarak iki ayrı türde de girilmesi önemlidir. (Firma ve Şahıs)

Otelcilik sektöründe münferit rezervasyonların arttığını göz önünde bulundurursak veri kaydı alınırken en önemli noktalar adının ve iletişim bilgilerinin (email ve mümkünse telefon numarası) kayıt edilmelidir. Özellikle içerdeki misafirin vedasından sonra en kolay iletişim yöntemi olan mail ile iletişim imkanı, en ufak bir konu dahi olsa da misafiri rahatsız etmeden kurulabilecek en güzel iletişim yoludur. Otellerde anlaşılamaz bir çaba ile iletişim bilgisi almayan önbüro personeli bile en ufak bir hesap hatasında misafirle iletişim kurma ihtiyacı duymaktadır. İşte bu noktadan personelimizi motive ederek, her bir iletişim bilgisinin, bir satış imkanı olduğuna dair periyodik bilgi tazeleme yapılmalıdır.

Veri Girme

Veri toplama gün geçtikçe artacak ve verinin girişinde kolaylık ve hız önem kazanacaktır. Veri girişinde fazla detaya girmeden, veriyi veren ve kayıt edeni sıkmadan, sadece en önemli bilgilerin kayıt edilmesi ilk etapta yeterli olacaktır. Alınan iletişim bilgileri sonrasında iletişim sürecinde daha fazla detay alınabilir ve kayıt zenginleştirilebilir.

Kayıt girmede başarılı olmanın başlıca unsurları kayıt formunda kolaylık, farklı dosya tiplerinde toplanan verilerin veri bankasına aktarımı (Örnek Excel’den veri tabanına aktarımlar) ve kayıt disiplini oluşturulmasını sıralayabiliriz.

Veri Girmede Kayıt Disiplini

Veri girme kolaylığı veri bankasının oluşmasına engel olacak, kayıt disiplini ile de veri analizi yapmak çok daha kolay olacaktır. Peki nedir bu veri disiplini nasıl oluşturulur?

Veri disiplini kayıt giren bir ekibin her kayıt ve her iletişim durumu için aynı standartları kullanılmasıdır. Bu durumda veri girişine başlamadan önce kayıt giriş standartlarının oluşturulması gerekmektedir. Kayıt disiplini aşağıdaki noktaların iyi anlaşılması gerekmektedir.

Ne zaman?

Bilgiye sahip olunduğunda en uygun zamanda kayıt altına alınması gerekmektedir.

Kimin Tarafından?

Kişi veya Firma ile ilk irtibat kuran herkes veri girişinden sorumludur. Kişi şirketteki pozisyonu gereği yoğun çalışmadan veri girişine müsait değilse veri girişini temel iş olarak yapan ilgili kişileri haberdar etmekten ve kontrolünden sorumlu olmalıdır.

Nasıl?

Veri girişinden önce belirlenen kayıt disiplini standartlarına göre kayıt girilmelidir. Türkçe karakter kullanılması/kullanılmaması, email yazarken küçük harf kullanılması vb. örnekler verilebilir.

Veri Analizi

Veri Toplama ve Veri Girme süreçlerinin sonucunda artık ektiğimizi biçmenin zamanıdır. Oluşan CRM veri bankasının analizi için kullanılan yazılımın kabiliyetleri ile sınırla olacağımızı unutmayalım.

İletişim kurlan kişiler ve firmaların ne sıklıkta iletişim kurulduğu, yaş aralıkları, uyrukları, mesleklerine göreanalizler yapabiliriz. Bu tür analizlerde sınırsızlığı hissettiren Otello CRM modülü şu ana kadar yapılan çalışma sürecini en iyi sunan bir çözüm olacaktır.