Bütçe, bir tahmin etme, takip ve kontrol sanatıdır. Sayılarla, verilerle bir nevi dansetmektir. Kendi hedeflerini bilen, mali olarak bunun gerektirdiklerini doğru tahmin eden, takip eden, kontrol edebilen, ülke ve dünya çapındaki ekonomik, siyasi etkilenebileceği konjonktürel gelişmeleri takip edip gerçekçi şekilde tahmin edebilen  kişiler/işletmeler muhtemel krizleri öngördükleri için rahatça hareket edebilirler.

Krizi fırsata çevirmenin ilk ve en önemli koşulu olan bütçe yönetimini kesin disiplinler içerisinde, gerektiğinde katı ve sert uygulamak, yöneticinin yaratıcılığını gösterir.

Gelişen teknolojiye ayak uyduran işletmeler kullandıkları çözümlerle işletmelerine rahat nefes aldıracak adımlar atarak işletmelerine nefes aldırırlar.

Bütçe Nedir?

Bütçe, belirli zaman dilimi için ölçülebilir sayısal hedefler koyarak maliyet, gelir, harcama, belgeleme, nakit giriş ve çıkışlarının planlanmasını oluşturan matematiksel bir sanattır. Bu sanatı doğru ve zamanında uygulayıp bir disiplin haline getiren kişi ve işletmeler başarılı olurlar.

Bütçe, gelecekteki belirli bir dönemde gerçekleşmesi öngörülen gelir ve giderlerin karşılıklı olarak sayısal tahminlerini içeren bir planlama tablosudur, gelecekte öngörülen gelir ve giderlerle alakalı bugünden planlama yapmayı sağlar. Detaylı bir bütçe, atılacak adımların doğruluğu konusunda fikir vermesi bakımından önemlidir. Ölçülebilir belirli bir zamanda ihtiyaçlarımız, hedeflerimiz, planlarımız, organizasyonlar, aktiviteler parasal değerlerle ölçülerek hedef haline getirilir ve mümkün olabildiğince az sapma oluşması bütçenin doğruluk ve güvenilirliğini de artırır.

Bütçe, bir tahmin etme sanatıdır. Belli bir döneme ait yapılacak giderleri ve elde edilecek gelirleri tahmini olarak gösterir. Bütçe, henüz gerçekleşmemiş olan, tahmini rakamları gösteren bir mali plandır.  Bütçenin dikkatli kullanılması ve bütçeye göre iyi yönde ve mantıklı sapmalarının olması, işletmelerde sağlıklı bir istatistik oluşması halinde mümkün olabilir.

• İyi bir yönetici amaçlarını bütçeleme ile netleştirir.
• Fırtınalı denizleri sorunsuz geçmesinin yolunun bütçeleme, geleceği düşünme, öngörme gerektirdiğini bilir.
• Bütçe, işletmelerde iyi bir kaptanı, izlenecek temel politikaları önceden saptamaya zorlar.
• Bütçe, tutarlı düşünmeyi, önemli kararlara varmadan önce tüm ilgili etmenlerin dikkate alınmasını sağlar.
• Faaliyet sonuçlarının ölçülmesinde kullanılacak standartların geliştirilmesi bütçe ile sağlanır.
• Sayısal olarak otel operasyonlarının etkin bir biçimde denetimine bütçe olanak hazırlar.
• Otellerin alt kademe yöneticilerinin planlama sürecine katılma ve katkıda bulunmalarına olanak verir, bütçelemenin alt kademeden üst kademeye, üst kademeden alt kademeye doğru yayılmasını ve paylaşımını kolaylaştırır.
• Firmanın plan ve amaçlarının alt kademe yöneticiler ve personel tarafından daha iyi kavranmasını kolaylaştırır.
• Kaynak kullanımının daha etkin ve verimli yapılması için belirlenen rotadır.
• Çeşitli stratejilerin geliştirilmesinde yardımcı olur.
• Yöneticilerin, ekonomik hayattaki gelişmelerin firmanın faaliyetleri üzerinde olabilecek etkilerini önceden görerek önlem almalarını sağlar.
• Her bölüm ve düzeyde alınan kararlar arasında tutarlılık ve eşgüdüm sağlayarak firmanın bir bütün olarak kavranmasını kolaylaştırır.
• İş programlarının hazırlanmasını, finansman kurumlarından kredi almasını kolaylaştırır, muhasebe servisinin planlama ve kontrol için gerekli bilgileri vermesini hızlandırır.

Bir mali dönem yılı (Ocak-Aralık) arasında oluşabilecek gelişmeleri önceden takip etmek, işletmemizde yapılacak yenilikler neticesinde konsept ve kalite değişikliğini sayısal değerlerle ifade edebilmek, fiyat artışlarını istatistiksel olarak en doğru yerden alıp buna göre katsayılar oluşturarak gerçekleşenlerimizin üzerine koymak pratik bütçe yapabilmenin ilk koşulları arasında sayılabilir.

Bütçe, kısa vadeli mali planları ifade eder, ancak uzun vadeli planlarla uyumlu olarak planlanması gereklidir.  

Bütçede önce gider ve maliyet kalemleri tespit edilir. Giderler tespit edildikten sonra bunlara uygun gelir sağlanmaya çalışılır. Aylık sabit giderleriniz belliyse ve işletmenizin geriye dönük (1-5 yıl arası) know-how’ı varsa, bunlar üzerinden gider bütçenizi oluşturur, işletmenizin oda doluluk değerleri ve konseptiyle alakalı da önemli bir değişiklik yoksa, oda/kahvaltı, yarım pansiyon ve herşey dahil sisteme göre yüzdesel veya kişibaşı gerçekleşen değerler üzerinden  yapılan gerçekçi tahminlerle bütçe planlaması yapılması da daha kolay olacaktır.

Bütçenin İlkeleri

– Bütünlük  ilkesi: Bir işletmede gelir ve harcamalara dair tüm olayların göz önünde bulundurulması gerekir.

– Birlik ilkesi: Tüm gelir ve maliyet merkezleri için ayrı ayrı bütçe hazırlanır ve söz konusu bütçeler tek bir ana bütçede birleştirilir.

–Merkezcilik İlkesi: Bu prensibe göre tüm kredili girişler, harcamalarda kullanılmak üzere tek bir merkezde birleştirilir.

– Açıklık ilkesi: Bütçede gelir ve harcamalarla ilgili yer alan bilgilerin mümkün olduğu kadar açık şekilde hazırlanması gerekir. Ayrıca uzmanlar dahil, herkesin incelemesine açık ve anlaşılır olmalıdır.

– Kesinlik İlkesi: Planlanan faaliyetler ve nakit giriş ve çıkışları gerçekçi verilere dayanmalıdır.

–Uzmanlaşma İlkesi: Hangi gelirin hangi sorumluluk merkezine aktarılacağının belirlenmesi gerekir.

–Dönemsellik İlkesi: Bu ilke gereği işletmeler belirli dönemler halinde bütçe hazırlarlar. Örn: Haftalık, Aylık, 3 aylık, 6 aylık, yıllık, 1.5 yıllık vb.

–Maddi Önem ve İktisadilik Etkisi: Maliyet ve yararların bütünlük ve kesinlik ilkelerine uygun biçimde dengelenmesi gerekir.

Bütçe, Verinin Çok Yönlü Alınıp Toparlanmasını Gerektiren Bir Planlama Faaliyetidir.

Otellerde bugüne kadar farklı departmanların çözümleri için farklı modüller üretilip, birbiriyle entegre edilmeye çalışılırken 3.parti yazılımlarla tüm modüllerin bir arada toplanması mümkün hale gelmiştir. Bütçe Yönetimi ERP uygulamalarıyla buraya entegre edilen değerlerle bütçe planlamak ve yönetmek mümkün hale gelmiştir.

Ekonomik gücü yüksek işletmeler, daha öncesinde kendi PMS’lerini üretmeye çalışırken şu anda artık ERP çözümlerine yönelmektedirler.

ERP sistemleri ile Bütçe Yönetimi’nde de çağa ayak uydurun!

ERP yazılımları büyüme konusunda kendisine sınır tanımayan konaklama işletmeleri için baştan sona bir zorunluluktur. ERP sistemleri, birleşik bir yazılımın içerisinde tüm fonksiyon ve departmanlarınızı bir araya getirerek iş süreçlerinizin optimizasyonunda size yardım ederken, misafir memnuniyetine giden yolda da büyük ivme yakalamanızı sağlar. ERP ile bütçe yönetiminde de tüm departmanların etkin bir şekilde birbiriyle bağlantılı olarak katılım ve yönetimi, kontrol altında tutulması daha kolay olan sabit maliyetler avantaj olarak öne çıkıyor.