Stok sayımından önce ve stok sayımı esnasında nelere dikkat edilmelidir?
Sayım işlemi, otellerde son yıllarda gerek çalışan gerekse işveren açısından çok hafife alınmakta, sayım işlemini yapan kişiler sayımcı olarak görüldüklerinden herhangi kişiler de yapabilir mantığıyla hareket edilmektedir. Sayım işlemi, günümüzde el terminallerinin getirdiği kolaylıklar nedeniyle de hafife alınabilmekte, ya da tersine tüm otel sayımı olduğunda gözde büyütülerek çok zor olacağı ve yarar getirmeyeceği düşünülerek uzak durulan bir süreç olmaktadır.
Stok ve sayımla ilgili herkesin bileceği düşünülen konular, yeniden herkese anlatılmalıdır. Sayım sürecinin en temel konusu, malzemeler hareket görürken sayımın yapılmayacağı, yalnızca sayım yapılacak noktalar kapalı olduğu durumda yapılabileceğidir. Stok karşılaştırması gün sonuna göre yapılacağı için, mesai sonu ya da başında yapılması daha uygundur. Grup bazlı sayımlarda da, o gruba ait ürünlerde satış dahil hiçbir hareketin yapılmadığından emin olmak gerekir.
Malzemelerin sayım günü depoya çıkışlarının bitmesi, üretim ve satış faaliyetinin durmasıyla beraber yapılması sayımın daha sağlıklı sonuç vermesini sağlayacaktır.
Sayım Türleri
Sayım, depolar bazında yapılır ve tüm oteli kapsar. Demirbaş sayımı gibi özel sayımlar 3-6-12 aylık farklı periyotlar halinde yapılabileceği gibi, stok malzemelerinin sayımları standart olarak aylık bazda yapılmaktadır. Aylık yapılan sayımlar neticesinde stoklarda gerçekleşen aylık tüketimler aylık dönemler halinde giderleştirilerek gelir ve maliyetin analiz edilmesi sağlanmış olur ve net karlılık ortaya çıkar.
Standart sayımlar dışında haftalık – 10 günlük – 15 günlük vb. Sayımlar da otellerde yapılabilmektedir. Bundaki amaç, bütçenin neresinde olduğunu yöneticilerin görerek ayın kalan günlerinde bu sapmanın nedenlerini tespit edip üst yöneticisine açıklayabilmesi ve/veya önlemlerini alarak proaktif çözümler üretebilmesidir.
Bunun yanında Spot kontrol sayım dediğimiz bir sayım türü daha mevcuttur. Belli bir amaç için sayım listeleri oluşturur. Bu ürünlerin sayılması sağlanır. Örneğin, her gün farklı 25 ürünü farklı özelliklere göre listeleyip pahalı ürünler, çok satan ürünler vs. gibi bir mantıkla listeler oluşturulabilir. Herşey dahil otellerin sayılarının artmasıyla eski önemi azalmış gibi gözükse de otelde ekstra fiyatla satış yapılan içeceklerin sayılarak satışlarla karşılaştırılması önemli bir sayımdır. Arada fark çıkması durumunda sorumlu kişilerden hesabı sorulmalıdır.
Sayım Sürecinin Temel Adımları
- Fiziksel ve sistemsel açılardan hazırlıklar yapılmalıdır. Sayımı yapılacak noktalar bir veya birkaç gün önceden ilgililerce dolaşılarak tespit edilmelidir.
- Baskın sayımlar (spot sayımlar) dışında personel bilgilendirmesine önem verilmeli, otel genelinde memorandum ve/veya iç yazışma tercih edilmelidir. Sayım için görevli personeller, departmanlarda imzada bekleyen fatura/irsaliyeler varsa Depo/Muhasebeye istenilmelidir.
- Sayımlar esnasında sorumlu sadece sayım yapan arkadaş değil, aynı zamanda o departman yetkilisi olmalı ve departmana ait deponun sayımında o deponun sorumlusu malzemelerin yerini görmeli, karşılıklı onaylamadan o deponun sayımı bırakılmamalıdır.
- Sayımın yapılacağı nokta gelir departmanıysa (restaurant, bar, mutfak) son kapanış saatinden, bir sonraki satış başlangıcına kadar ve bir kerede tamamlanmalıdır.
- Sayımın yapılacağı nokta yardımcı departmansa (kat hizmetleri, teknik) ana koltuk altı depolarından katlara ve atölyelere malzeme çıkışının durduğu andan itibaren sayım yapılmalıdır.
- Sayımlar alt maliyet merkezleri bazında yapılıyorsa (restaurant, bar tek bir departman olarak değil gelirine göre ayrılıyorsa) ayrı ayrı listeler halinde sisteme girilmesi için farklı listelere sayılmalıdır.
- 5 .maddedeki gibi bir durum yoksa tek bir listede bir departman sayılabilir. (Böyle bile olsa farklı yerlerin farklı listelerde olması avantajdır, kontrolü kolaylaştırır.)
- Sayımlar bittikten sonra sayımı atlanan stok malzemesi ve yer olmaması adına sayımı yapılan yerler ve malzemelerin tekrar kontrolü yapılmalıdır.
Stok ve Sayım Farklılık Kaynakları
Eksik belgeler, yanlış stok/miktar girişi
Sayımın yanlış yapılması
Barkod atama yanlışlıkları (Barkodlu sayım yapan oteller için)
Koli/adet tanım yanlışlıkları
POS sisteminde gerçekte satılan ürün yerine farklı ürün girilmesi
Belge sevk tarihleri ve işlem tarihlerinin doğru girilmemesi
Bedelsiz, irsaliyeli malzeme gelip sisteme işlenmemiş olması
Oteller arası sevkiyatların işlenmemesi
Oteller ve depolar arası sevkiyatlarda karşılıklı kontrol yapılmaması, adet anlaşmazlıkları
Deponun normal çalışma saatleri dışında Güvenlik Departmanınca tutanakla alınan malzemelerin kayda alınmaması
Bozuk/kırılan malzemelerin zayii fişinin girilmemesi
İade edilen malzemelerin işlenmemesi
Departmanların ekmek, aşçı kepi vb. direkt olarak kendilerince görülmesi gerekli malzemeleri irsaliye ve fatura ile bilerek veya bilmeyerek elinde tutması ve sayım esnasında bu malzemenin görülüp sayıma yazılınca fazlalık oluşması sayılabilir.
