Konaklama sektörüne yönelik yazılımlar her geçen gün değişip gelişmekte. Otel tarafındaki ihtiyaçlar çok daha fazla karmaşık hale geldikçe PMS adı altındaki yazılımlar bu tip talepleri tek başına karşılayamaz hale gelmiş durumda. Bunun bir yansıması olarak da konaklama sektörü her geçen gün teknolojiye çok daha fazla ihtiyaç duyar hale geliyor.

Otel içi operasyonlar ise enerji yönetimi, kalite yönetimi, iş gücü yönetimi gibi kavramlar işin içine girdikçe yeni bir boyuta ulaşmış durumda. Bunun da ötesinde oteller kapasite olarak daha da büyüyor, hatta farklı lokasyonlarda aynı kalite standartlarında hizmet vermek zorunda olan  zincir otel sayısı da giderek artıyor.

Bu büyüyen yapıları yönetebilir hale getirmenin yolu teknolojiden geçiyor. Teknolojik araçlar aynı zamanda envanter, gelir, misafir hizmetleri ve diğer bir çok faktöre bağlı hayati kararlarınızı da kolay olarak verebilmenizi sağlıyor.

Bugüne kadar uygulanan çözümlere baktığımızda bir çok tesisin, önbüro, muhasebe, CRM, IK, Bakım vs.. gibi her farklı operasyon için farklı yazılımlar satın alıp birbiriyle entegre etme ya da birbirinden tamamen bağımsız bir şekilde bu yazılımları kullanma yolunda olduğunu görüyoruz. Bağımsız olarak kullanılan ve aralarında veri alışverişi olmayan bu yazılımların handikaplarının da ötesinde bunları kullanılan PMS’e entegre etmenin de aslında “yamalı bohça” kullanmaktan farkı yok. Ekonomik gücü olan bir kısım zincir işletme bu sebeple kendine özel PMS’ler konusunda yatırım yapmaya yöneldi. Ama bu tip çözümler de gelişen ve ihtiyaçları devamlı farklılaşan otel yapıları için belli bir süre çözüm sağlayıp daha sonrasında yine 3. parti yazılımlar ile entegre çözümler arayışı ile son buldu.

İşte bu noktada konaklama dışındaki bir çok sektörde kullanılan ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) yazılımları konaklama sektörü için de şekillenmeye başladı. Kurumsal kaynak planlaması anlam olarak, işletmenin tüm kaynaklarının birleştirilip, verimli olarak kullanılması için tasarlanmış sistemlere denmektedir. ERP kavramı ilk olarak üretim çevrelerinde kullanılmaya başlansa da; günümüzde ERP sistemleri çok daha geniş bir alanda telaffuz edilmektedir. ERP sistemleri, bir işletmenin iş alanına ya da ismine bakmadan, işletmenin tüm temel işlemlerini kendi yapısı altında toplayabilir ve temel olarak değişik verilerin saklanabildiği bütünleşik bir veritabanı kullanırlar.

TEK BİR SİSTEM DAHİLİNDE “BIG DATA” YÖNETİMİ 

Bir Hospitality ERP yapısı, tesisinizdeki operasyonun tüm yazılım ihtiyacını karşılayacak, birbiriyle uyumlu ve entegre modüler bir sistemdir. Büyük veriye tek bir yapı içerisinde bu tarz bir yaklaşım, tüm muhasebesel, operasyonel ve misafir odaklı verinin entegre bir şekilde eş zamanlı olarak akışını sağlayan bir çözümü konaklama sektörüne sunar. Yapı içerisindeki alt modüller arasındaki iletişim, ihtiyaç duyduğunuz veriye ulaşmanızı zaman ve mekandan bağımsız olarak sağlamaktadır. Doğru ve anlık veri akışı, tesisinizdeki tüm çalışanların yetkileri dahilinde ihtiyaç duydukları bilgiye eşzamanlı olarak erişmelerine olanak sağlar.

GERÇEK ZAMANLI VERİ YÖNETİMİ & RAPORLAMA 

Hiçbir şirket sistemlerinde oluşabilecek tutarsızlıkları tolere edemez. Çok sert rekabetin geçtiği konaklama sektöründe  gerçek zamanlı veri yönetimi ve bu verilerin analizi, verilecek kararlar için çoğunlukla temel oluşturan unsurlardır. Bir ERP sisteminin anlık ve düzenli bilgi akışı, tüm iş süreçlerinizi en basite indirger ve bu sayede de tesisiniz ile ilgili her türlü aşamanın en ince detayına kadar hakim kalabilirsiniz.

AYNI ARAYÜZ STANDARTLARI

PMS adı altında tanımlayabileceğimiz konaklama sektörüne yönelik sistemler genelde entegrasyon odaklıdır. Çünkü otelcilerin tüm yazılımsal ihtiyaçlarını tek bir otomasyon yazılımı altında sağlayabilecek bir sistem yoktur, bu yüzden de farklı veritabanlarında kurulu, birbirinden farklı bir çok yazılımı, imkanlar dahilinde birbirleriyle entegre ederek kullanmak zorundadırlar. Bu da bir kaç farklı servis sağlayıcı ve sorun anında da birden fazla sistem ile muhatap olmak demektir. ERP tarafında ise aynı arayüz standartları ile kullanıcılarına tek bir sistem dahilinde çalışma imkanı sağlanır.

Hospitality ERP

Klasik yazılımların gelişmiş bir versiyonu olan Konaklama ERP’si ile tesisinizde bir noktadan girilen veri, aynı anda her departman tarafından ulaşılıp efektif olarak yetki bazlı kullanılabilir. ERP, işletmenizdeki tüm süreçleri rahatlıkla yönetilebilmeniz için bir çok noktaya dağılmış kurumsal bilginizi bir araya getirerek hizmetinize sunar.

Neden ERP kullanmalısınız?

ERP yazılımları büyüme konusunda kendisine sınır tanımayan işletmeler için baştan sona bir zorunluluktur. ERP sistemleri, birleşik bir yazılımın içerisinde tüm fonksiyon ve departmanlarınızı bir araya getirerek iş süreçlerinizin optimizasyonunda size yardım ederken, misafir memnuniyetine giden yolda da büyük ivme yakalamanızı sağlar.

ERP’nin avantajları

– Merkezi veritabanı

– Yönetim verimliliğinde artış

– Tüm departmanlar arasında veri tutarlılığı

– Departmanlar arası koordinasyon ve eşzamanlı iş akışı

– Düzene giren operasyonlar ve etkin iş akış süreçleri

– Daha etkin görevlendirme yapısıyla zaman tasarrufu

– Bilgiye hızlı ve güvenli erişim

– Görev yapılandırması içerisinde hedeflerin kolayca belirlenmesi ve performans takibi

– Sorunların kolayca belirlenip çözülmesini sağlayan çevik yapı

– Tüm sistemin tek bir sunucuda çalışabilmesi

– Tek bir yazılım lisanslaması

– Sistem yönetimi için yetkin BT personeline ihtiyaç duyulmaması

– Finansal yönetim, stok, satın alma, CRM, vb… tüm departmanların etkin bir şekilde birbiriyle bağlantılı olarak yönetimi

– İşletme maliyetlerinde düşüş

– Artan misafir memnuniyeti

– Kontrol altında tutulması daha kolay olan sabit maliyetler

PMS’in dezavantajları

– Hantal  yapı

– Departmanlar arası veri akışında hata olasılığı yüksek

– Hem zaman hem de para kaybına neden olacak emek-yoğun manuel işleler

– Farklı nokta-çözümler için birbirinden farklı sağlayıcılar ile iletişim